Степнякский филиал Кокчетавского государственного архива был организован 26 июля 1963 года на базе слияния двух архивов - Энбекшильдерского района и Степнякского городского государственного архива на основании приказа № 96 по Архивному отделу при Облисполкоме г.Кокчетава (ОП-1, д.56) Фонд 131.
Функциями Степнякского филиала являлись: контроль за ведомственными архивами и текущими делопроизводствами в учреждениях. Занимались приёмом документов постоянного срока хранения в архив от учреждений, организаций, Сельских Советов, совхозов, исполкомов района и города.
Во исполнении Указа Президента Республики Казахстан от 03 мая 1997 года «О дальнейших мерах по совершенствованию административно- территориального устройства Республики Казахстан» и в связи с упразднением госархива Кокшетауской области и его филиалов, а также во исполнение решения Акима Северо-Казахстанской области за №137 от 30 июня 1997 года «О структуре архивных учреждений Северо-Казахстанской области» на базе Степнякского филиала Кокшетауского облгосархива создан Енбекшильдерский районный архив.
В соответствии с перерегистрацией от 18 апреля 1999 года архив именуется как Государственное учреждение «Государственный архив Енбекшильдерского района» Акмолинской области.
Постановлением акимата Акмолинской области от 28 апреля 2016 года № А-6/197 "Об изменении наименований государственных архивных учреждений Акмолинской области" переименовано в коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Енбекшильдерского района" управления архивов и документации Акмолинской области.
Указом Президента Республики Казахстан от 13 декабря 2017 года № 605 «О переименовании Енбекшильдерского района Акмолинской области», Енбекшильдерский район переименован в район Биржан сал. 20 февраля 2018 года была произведена перерегистрация с КГУ "Государственный архив Енбекшильдерского района" на КГУ «Государственный архив района Биржан сал» управления архивов и документации Акмолинской области.
Деятельность государственного архива направлена на пополнение и сохранение архивного фонда, являющегося историческим богатством нашего общества, а также осуществление практической и методической помощи по ведению делопроизводства в учреждениях, предприятиях, организациях района и сельских округах.
Основная задача архива собрать и сохранить основную документацию, в наибольшей степени, отражающей ход исторического процесса во всем его многообразии: документацию, имеющую политическое, научное, народнохозяйственное значение, которая будет использоваться в целях развития общественно-политической, хозяйственной и культурной жизни.
Основополагающими документами в организаций деятельности архива являются Закон Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», региональная программа «Культурное наследие», постановление акимата области «О состоянии делопроизводства, ведомственного хранения документов в учреждениях, организациях, предприятиях области и мерах по ее улучшению».
Если на 1 января 1992 года было всего 128 фондов, что составляло 23559 ед.хр, то на 01 января 2018 уже 217 фондов, что составляет 41803 ед.хр., в том числе управленческой документации — 26634 ед.хр., по личному составу -15936 ед.хр., фотодокументов — 176 ед.хр., документов личного происхождения — 334 ед.хр.
Несомненный интерес представляют документы структур, созданных в период Независимости Республики Казахстан. Наиболее значимыми являются документы маслихата и аппарата акима, которые содержат сведения о социально-экономическом развитии, бюджете, деятельности учреждений образования, здравоохранения, культуры и др.
В госархиве хранятся документы Буландинского лесхоза за 1913-2010 годы, где отражается учет лесного фонда и лесоохрана, довоенных и военных лет — Треста Каззолото, шахты 111 Интернационала, ремонтно-механического завода, статуправления, колхозов, послевоенных лет — отделов здравоохранения, народного образования, совхозов, периода независимости — производственных кооперативов.
Наиболее интересными по составу и содержанию представлены фонды горисполкома, райисполкомов Энбекшильдерского и Валихановского районов, сельских Советов, земельных отделов, колхозов, совхозов, МТС, которые содержат материалы по истории политического, экономического, социального и культурного развития региона.
Большое внимание уделяется документам личного происхождения. Среди хранящихся фондов имеются личные архивы Кашемировой Марии Зиновьевны - отличника народного просвещения Казахской ССР, заслуженного учителя, ветерана труда; погибшего воина-интернационалиста Дрыгач Николая Владимировича; Казбека Смагулова - кавалера Ордена Ленина и Трудового Красного Знамени, лауреата государственной премии, депутата Верховного Совета КазССР; ветеранов войны и труда Алексея Александровича Шабанова, Николая Дмитриевича Харочкина, Киикова Акылбека Беспаевича, Четвериковой — Кииковой Лидии Тихоновны; Бочковского Владислава Станиславовича — отличника народного просвещения Казахской ССР, почётного гражданина г.Степняка, ветерана труда; Алпысова Тасболата Алпысовича — почётного гражданина Енбекшильдерского района, ветерана труда.
Также хранятся областные и районные газеты на государственном и русском языках с 1937 года. Всеми перечисленными фондами пользуется широкий круг исследователей, работники ведомственных архивов, преподаватели и учащиеся школ. По документам они проводят исследования, пишут рефераты.
Проводится экспертиза и научно-техническая обработка документов, составляются описи. Большая часть документов хранятся в картонных коробках.
Согласно плана работы на год постоянно проводится проверка сохранности и государственный учет архивных документов, в том числе выверка документов, реставрация, подшивка, восстановление затухающего текста, замена ярлыков, связок, обеспыливание, дезинфекция, дезинсекция и др. работы.
На основе архивных документов готовятся газетные материалы, исполняются запросы граждан, организаций социально-правового характера. Регулярно публикуем статьи в районной газете «Вести Енбекшильдерья», в журнале «Информационный бюллетень», ежегодно выпускается Календарь памятных и знаменательных дат района.
Оформляются стенды и выставки, посвященные памятным и юбилейным датам, ежегодным Посланиям Президента Республики Казахстан Н.А.Назарбаева народу Казахстана. Накануне Дня Победы сотрудники архива ежегодно для ветеранов войны и труда организовывают круглые столы с вручением ценных подарков.
Сотрудниками госархива изданы Межведомственный архивный справочник, Путеводитель для сотрудников архивной службы, студентов, краеведов, исследователей, интересующихся историей края. Путеводитель содержит отдельную характеристику на каждый фонд. Межведомственный архивный справочник охватывает период с 1928 по 2005 год. В него вошли данные только по ведомственным архивам учреждений, предприятий, организаций района, являющиеся источниками комплектования архивного фонда Республики Казахстан. Ведется поиск и подготовка документов для Альманаха и Бюллетени. Также в текущем году подготовлен справочник на документы по личному составу.
Госархивом уделяется большое внимание работе с ведомственными архивами. Заведен журнал учета работы с ведомствами. Сотрудниками госархива оказывается практическая и методическая помощь, осуществляется контроль за организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий района. Здесь главным является номенклатура дел, назначение которой — обеспечить правильное формирование документов по определенным вопросам, по срокам хранения.
Особое внимание уделяется исполнению запросов граждан в большинстве случаев — это подтверждение стажа работы и размера заработной платы, фактов награждения орденами и медалями ветеранов войны и труда, многодетных матерей, вопросов касающихся имущественных прав граждан, образования, несчастных случаев на производстве и т.д.
Архивисты районного архива делают все возможное, что бы при обращении наши граждане могли получить полную и объективную информацию.
